COVID-19 : Comment accueillir vos collaborateurs à distance ?

Alors que nous traversons aujourd’hui une situation tout à fait inédite, nous obligeant à repenser totalement notre manière de travailler, la question de l’onboarding de nouveaux collaborateurs se pose. Comment accueillir de nouveaux employés lorsque l’entreprise a choisi d’instaurer le télétravail pour ses salariés afin de limiter la propagation de la COVID 19 ? Quel processus suivre ? Quels outils digitaux utiliser ?

Saviez-vous qu’une personne sur cinq envisage de quitter l’entreprise dès le 1er jour d’intégration ? (Source : Deloitte 2017)

Plus d’un tiers des CDI sont rompus avant un an. Quel coût faramineux pour les entreprises ! (Source : DARES) A minima cela représente 40 000€ par recrutement raté (entre les coûts d’intégration, de formation, la perte de productivité et le coût d’un nouveau recrutement) (Source : Ouest France).

Alors que nous traversons aujourd’hui une situation tout à fait inédite, nous obligeant à repenser totalement notre manière de travailler, la question de l’onboarding de nouveaux collaborateurs se pose.

Comment accueillir de nouveaux employés lorsque l’entreprise a choisi d’instaurer le télétravail pour ses salariés afin de limiter la propagation de la COVID 19 ? Quel processus suivre ? Quels outils digitaux utiliser ?

Alors que nous sommes tous tenus à distance les uns des autres, l’humain devient le principal défi des entreprises.

• Comment rassurer les employés nouvellement arrivés dans l’entreprise ?
• Comment les guider pas à pas afin de faciliter leur intégration ?
• Comment leur faire une place au sein de l’équipe ?
• Comment permettre aux équipes de connaître leurs nouveaux collègues ?
• Comment s’assurer que les nouveaux collaborateurs seront opérationnels et motivés, même à distance ?

La vidéo personnalisée au service de l’onboarding à distance

L’entreprise a besoin de nouveaux moyens pour accueillir et intégrer les nouvelles recrues lorsqu’elles travaillent à distance. Il est nécessaire de définir un processus d’accueil et d’intégration clair.

Le format vidéo constitue un média de premier choix pour soutenir cette stratégie d’intégration. Les individus, que ce soit dans leur vie privée ou au travail, consomment toujours plus de vidéos.

Le taux d’attention des individus est en chute libre. C’est particulièrement vrai pour les jeunes appartenant aux générations Y et Z -nés après 1981.

Alors que les générations précédentes avaient pour habitude de lire des articles, ces derniers trouvent quasiment toutes leurs réponses dans les vidéos.

Et face à cette démultiplication des contenus vidéos, les individus expriment un nouveau besoin : la personnalisation des contenus.

Fini l’époque où il suffisait d’envoyer un email reprenant le prénom et le nom du prospect/client, le besoin de personnalisation va bien plus loin ! Ceci est vrai dans la sphère privée lorsque tout à chacun se fait courtiser par une marque, mais cela est aussi vrai dans le monde du travail lorsqu’un employeur décide de communiquer avec ses salariés.

Les entreprises ont compris que la vidéo personnalisée constituait une belle opportunité leur permettant de communiquer efficacement avec leurs salariés, de les fidéliser et de se démarquer des entreprises concurrentes.

Lorsqu’il s’agit d’onboarding, les enjeux sont clairs :

• Prouver d’emblée aux nouveaux collaborateurs l’importance que l’entreprise leur accorde.
• Réduire leurs doutes
• Faciliter leur intégration en partageant la culture d’entreprise et les équipes
• Favoriser une mise à niveau et une performance plus rapide
• Les fidéliser et les engager durablement à ,devenir des promoteurs de votre marque employeur

Par ailleurs, dans un contexte d’onboarding à distance, d’un grand nombre de collaborateurs à plusieurs semaines d’intervalle, l’envoi de vidéo personnalisée peut représenter un gain de temps pour les représentants des ressources humaines. Ceux-ci ne sont plus tenus d’organiser, de manière répétitive, une réunion virtuelle, pour présenter le processus administratif des nouvelles recrues. Ils peuvent s’appuyer sur des vidéos personnalisées envoyées à chaque nouveau collaborateur, qui communiqueront efficacement toutes les informations administratives nécessaires à l’onboarding.

Grâce à ce gain de temps, les représentants des ressources humaines et l’employeur pourront se dégager du temps et prévoir une réunion virtuelle pour accueillir chaleureusement les nouvelles recrues séparément. Ce temps d’échange individuel sera plus qualitatif, une fois les démarches administratives liées à l’onboarding, réglées.

Exemple de scripte de vidéo personnalisée

Le premier jour d’un collaborateur rime souvent avec multiplication d’informations. Plutôt que d’envoyer le même email standardisé à tous les nouveaux collaborateurs, la vidéo personnalisée pourra leur présenter de manière ludique toutes les informations pratiques et administratives.

Réalisez une courte vidéo personnalisée d’une minute destinée à intégrer vos nouveaux collaborateurs. Cette vidéo pourra contenir les variables suivantes :

• Prénom, nom
• Nombre de personnes composant l’équipe avec laquelle le nouveau collaborateur devra travailler : prénom, nom, fonction des membres de cette équipe.
• Des éléments liés à la rémunération : montant brut annuel, part fixe/variable, date de paie, etc.
• Des éléments liés aux avantages sociaux offerts par l’entreprise.
• La procédure pour disposer de congés et RTT.
• Des éléments liés au fonctionnement de l’entreprise : mise en place des outils informatiques, identifiants et mots de passe pour s’y connecter, etc.
• Prénom, nom, email et numéro de téléphone du RH référant, disponible pour répondre aux questions du nouveau collaborateur.

Récolter un feedback pour mesurer votre expérience collaborateur

Pour vous assurer que l’expérience collaborateur de votre organisation est positive, il est important d’avoir une stratégie en place pour l’évaluer.

Donnez la parole à vos collaborateurs : comment ont-ils trouvé leur accueil ? Comment trouvent-ils les communications qu’on leur adresse ? Quelles sont leurs attentes ? Pourquoi décident-ils de quitter l’entreprise ?

Il est clé de pouvoir sonder le collaborateur, comme l’on sonde le client, sur la perception qu’il a de son parcours dans l’entreprise : ce qu’il attend, ce qu’il vit, ce qu’il ressent. Cette écoute des collaborateurs doit se faire de façon fluide et agile et, être adaptée au triple objectif :

• Etre au plus près de l’expérience vécue
• Capter l’émotion ressentie
• Evaluer la cohérence entre le discours et la réalité.

La vidéo personnalisée permet justement de sonder le collaborateur. En effet, à la fin de celle-ci, il est facile d’insérer un petit questionnaire de 2-3 questions, auquel le collaborateur pourra directement répondre, ce qui permettra d’améliorer la stratégie d’onboarding client à distance.